Wir gehen in Klausur - Wie Spannungen in Abteilungen abgebaut werden können
Der berufliche Alltag plätschert zuweilen so vor sich hin und im Hintergrund entwickeln sich zwischen den Kolleginnen und Kollegen Bündnisse oder auch Antipathien, befeuert durch eine Führungsebene, die nicht in der Lage ist, die Mitarbeiter richtig mitzunehmen. Da werden unvermittelt fragwürdige Themen priorisiert, ohne der Belegschaft die Strategie dahinter zu erläutern, und in fast arroganter Top Down Manier werden unverständliche Entscheidungen in die letzten Verästelungen der Abteilungen heruntergebrochen.
In einer peripheren Abteilung, Verwaltungsreferat oder Fachbereich führt dies sehr oft dazu, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu ihren angestammten Aufgaben noch weitere hinzubekommen, gerade auch im Zusammenhang mit Umstrukturierungen im Unternehmen, mit der Folge der Arbeitsverdichtung und Überlastung. Dies ist der Nährboden für zunehmende Spannungen, die einige der Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern über Mobbing-Vorfälle und psychische Belastungen bis in eine Depression treiben können, die "neudeutsch" gern als Burn-out bezeichnet wird. Die diesbezügliche Zunahme der Krankenstände ist in einigen Unternehmen und Behörden alarmierend.
So weit muss es nicht kommen
Es ist daher kein "rausgeschmissenes Geld", wenn ein Fachbereich (bleiben wir mal bei diesem Beispiel) regelmäßig einmal im Jahr in Klausur geht, bei Bedarf auch öfter. Was ist das eigentlich - eine Klausur? Im Lateinischen bedeutet "claudere" abschließen oder verschließen und die Klausur ist eine Diskussion einer Gruppe unter Ausschluss der Öffentlichkeit. Oftmals wird dazu ein (externer) Moderator bestimmt, der selbst emotional von keinem der zu behandelnden Themen betroffen ist und die Gesprächsleitung daher in seiner neutralen Eigenschaft professionell übernehmen kann. In der Gruppenpsychologie haben sich Klausuren als ein sehr wichtiges Element bei Gruppenprozesses erwiesen.
Wir planen eine Klausurtagung
Zunächst einmal ist es wichtig, das ist oft der schwierigste technische Punkt dabei, einen baldigen Termin zu finden, an dem der überwiegende Teil aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Fachbereichs einschließlich des Fachbereichleiters beziehungsweise der unmittelbaren Vorgesetzten anwesend ist. Als fast ebenso wichtig hat sich herausgestellt, dafür geeignete Räumlichkeiten zu buchen, die eine gewisse Entfernung zum alltäglichen Arbeitsort haben. Nichts ist schädlicher, als wenn einzelne Kollegen die Pausen dafür nutzen, mal eben hoch ins Büro zu gehen, um paar E-Mails zu checken. Mehrtägige gemeinsame Reisen zu einem ferneren, landschaftlich ansprechend gelegenen Tagungszentrum haben sich in der Sache besonders gut bewährt. Der Erfolg der Klausur hat sehr viel damit zu tun, dass sich die Kolleginnen und Kollegen aufeinander konzentrieren, sich persönlich näherkommen und einander auch nicht ausweichen können.
Ablauf der Klausur
Der professionelle Anbieter des Seminarraums stellt in der Regel vieles von dem zur Verfügung, was während der Klausur gebraucht wird. Dazu gehören dann unter anderem:
Laptop
Beamer
Projektionswand
Wandtafeln
Verschiedenfarbige Pappkarten
Stifte und Notizblöcke
Anstecknadeln
Kaffee, Tee, Getränke, Kuchen, Kekse, Obst
Kantine oder Cafeteria für drei Malzeiten
Einen Coach für die Gesprächsleitung (optional)
Der individuelle Ablaufplan sowie die An- und Abreise werden im Vorfeld mit dem Anbieter besprochen. Die Organisation kann der Fachbereichsleiter auch auf einen Mitarbeiter delegieren. Die Festlegung der Tagesordnungspunkte sollte er gemeinsam mit seinem gesamten Team vorbereiten. Die optionale Inanspruchnahme eines Coaches ist besonders dann zu empfehlen, wenn die Prioritäten so liegen, wie im Folgenden dargestellt.
Was kann mit einer Klausur erreicht werden?
Bei den meisten Klausuren geht es lediglich darum, dass sich der Fachbereich die Road Map für die kommenden zwölf Monate klar selbst definiert, die priorisierten Projekte offenlegt und auch begründet und die anstehenden Aufgaben entsprechend der Stärken und Schwächen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter optimal und möglichst gerecht aufteilt. Dieses Vorgehen verbraucht aber gerade sehr viel wertvolle Zeit, die meistens wirklich nötig ist, um die Konfliktlinien innerhalb der Belegschaft zu identifizieren, offen zu besprechen und gemeinsame Lösungen, die von allen Beteiligten mitgetragen werden können, zu finden. Wer den Mut hat, diesen viel wichtigeren zweiten Aspekt in einer Klausur anzugehen, ist gut beraten, die Diskussionen durch einen professionellen Coach führen zu lassen. Da die Führungskräfte oftmals Teil der Probleme sind, werden sie bei solchen Unternehmungen schnell in eine Verteidigungsrolle gedrängt, die sich kontraproduktiv auf das Geschehen auswirkt. Ein offener Streit und ein noch stärkerer, ungelöster Konflikt können dann das traurige Ergebnis sein. Der Coach wird alle Beteiligte danach befragen, wo ihnen mit Blick auf den gegenseitigen Umgang innerhalb des Fachbereiches ganz persönlich der Schuh drückt, was sie sich von bestimmten Kollegen wünschen würden und was sie an bestimmten Kollegen ganz besonders stört. In Einzelfällen kann auch dies dazu führen, dass damit eine "Büchse der Pandora" geöffnet wird. Aber der professionelle Coach nutzt genau diese Situation gezielt dazu aus, "den Druck aus dem Kessel" heilsam entweichen zu lassen.
